Googleカレンダー「予定あり」の設定方法 — 中身を見せずに空き状況だけ共有する全パターン

「予定あり」とだけ見せる設定は2つある

Googleカレンダーで、同僚や家族に予定の中身(タイトル・場所・説明)を見せずに「予定あり」とだけ表示させる方法は2つです。①予定ごとに公開範囲を「限定公開」にする(その予定だけ隠す)、②カレンダーの共有権限を「予定の時間枠のみを表示(詳細を非表示)」にする(相手にはカレンダー全体が「予定あり」ブロックで見える)。どちらも数十秒で設定できます。

見え方は「相手に与えた共有権限」と「予定ごとの公開範囲」の組み合わせで決まります。片方だけ変えても意図通りにならないケースがあるので、後半の早見表で確認してください。なお、予定の編集画面にある「予定あり／予定なし」は公開範囲とは別の設定で、その時間を空き時間として扱うかどうかを決めるものです(後述)。

この記事は同じカレンダーを他人と共有するときの手順リファレンスです。「会社用と個人用など別アカウントの予定で、会社カレンダーの時間だけを自動で塞ぎたい」場合は共有設定では解決できないため、会社のカレンダーに個人の予定を知られずにブロックする方法をご覧ください。

①予定ごとに「限定公開」にする手順(PC / iPhone / Android)

パソコン(ブラウザ): 予定をクリック → 鉛筆アイコン(予定を編集) → 「予定あり」の右にある公開範囲のプルダウン(初期値は「デフォルトの公開設定」) → 「限定公開」 を選択 → 保存。予定作成時も同じ場所で選べます。

iPhone / Android(Googleカレンダーアプリ): 予定を開く → 編集(鉛筆) → 下にスクロールして「公開範囲」(「デフォルトの公開設定」と表示されている行)をタップ → 「限定公開」 → 保存。

限定公開にした予定は、「予定の変更」以上の権限を持つ人以外には「予定あり」とだけ表示されます。繰り返しの予定は全回にまとめて適用され、1回だけ隠すことはできません(その回だけ別の予定として作り直します)。またゲストとして招待した相手には公開範囲に関係なく内容が見えます。

新しく作る予定を毎回限定公開にしたい場合は、設定(歯車) → 「全般」→「予定の設定」→「デフォルトの公開設定」を「限定公開」にしておくと、以後作成する予定の初期値が限定公開になります。作成済みの予定にはさかのぼって適用されないので、既存分は個別に変更するか、次の②でカレンダー側をまとめて隠します。

②カレンダー全体を「予定あり」だけで共有する手順

パソコンでカレンダー設定 → 左の一覧から対象カレンダー → 「特定のユーザーまたはグループと共有」で相手を追加し、権限を 「予定の時間枠のみを表示(詳細を非表示)」 にします。相手からは全予定が「予定あり」ブロックとして見え、タイトル・詳細・場所・参加者は見えません。既に「予定の詳細をすべて表示」で共有している相手は、同じ画面で権限を下げるだけです。カレンダーの共有設定はスマホアプリからは変更できません。

「一般公開して誰でも利用できるようにする」にも同じ「時間枠のみ」の選択肢がありますが、URLを知っていれば誰でも見られる状態になります。業務利用では特定ユーザー共有を使い、一般公開は避けてください。

「予定あり」と「予定なし」の違い — 時間を塞ぐかどうか

予定の編集画面の「予定あり／予定なし」(表示設定)は、公開範囲とは別物です。「予定なし」にすると、その予定はあっても空き時間として扱われ、同僚の「時間を探す」や予約スケジュールでは空いているとみなされます。共有権限が「時間枠のみ」の相手のカレンダーには、そもそも表示されません。

つまずきやすいのは終日の予定です。終日予定は初期値が「予定なし」なので、休暇・出張・在宅勤務などを終日予定で入れても、そのままでは相手には空いて見えます。時間を塞ぎたい終日予定は「予定あり」に変更してください。逆に、誕生日や記念日のように塞ぎたくない予定は「予定なし」のままで問題ありません。

「限定公開にしたのに会議を入れられる」という場合、原因の多くはこの設定です。公開範囲(限定公開)は中身を隠すだけで、時間を塞ぐのは「予定あり」の役目です。

共有権限×公開範囲で、相手にどう見えるか(早見表)

相手に与えた共有権限(行)と、予定ごとの公開範囲(列)の組み合わせで見え方が決まります。いちばん強いのは「予定の変更」以上の権限で、この権限を持つ相手には限定公開でも中身が見えます。

組織(Workspace)内共有の落とし穴

会社のWorkspaceでは、組織内のデフォルト共有が「時間枠のみ」や「詳細表示」に管理者側で設定されています。自分では限定公開のつもりでも、組織内の同僚には詳細が見えている、という事故はここで起きます。カレンダー設定の「アクセス権限」にある「組織名のユーザー」の行を必ず確認してください。

組織内のデフォルトが「予定の詳細をすべて表示」になっている場合、隠したい予定だけを「限定公開」にすれば、詳細表示で共有している相手にも「予定あり」とだけ表示されます。ただし前述のとおり、「予定の変更」権限を持つ上司やアシスタントには見えます。

アカウントをまたぐ場合、共有設定では守れない

ここまでの設定は「同じカレンダーを他人に見せる」ときの話です。会社アカウントと個人アカウントのように別アカウント間で空き状況を揃えたい場合、組織外への共有が管理者に制限されていることが多く、共有設定ではそもそも橋が架けられません。

この場合は、片方の予定をもう片方のカレンダーに「予定あり」ブロックとして書き込む同期方式が必要です。タバカレはこの方式で、タイトルや詳細をコピーせずに時間枠だけを相互反映します。共有設定と違い、相手側の管理者ポリシーに依存しないのが利点です。複数アカウントの同期方法の比較はGoogleカレンダーを複数アカウントで同期する3つの方法にまとめています。

よくある質問

Q. 限定公開にしたのに同僚に中身が見えます。 その同僚に「予定の変更」以上の共有権限を与えている可能性が高いです。カレンダー設定の共有一覧で権限を「予定の詳細をすべて表示」以下に下げると、限定公開の予定は「予定あり」になります。その予定のゲストに入っている場合も見えます。

Q. 「予定あり」にしているのに会議を入れられます。 公開範囲が限定公開でも、表示設定が「予定なし」だと空き時間扱いです。特に終日予定は初期値が「予定なし」なので「予定あり」に変更してください。それでも入る場合は、相手が空き状況を見ずに招待しているだけなので、招待への「辞退」や自動返信で運用するしかありません。

Q. 作成済みの予定をまとめて「予定あり」だけにできますか? 予定を一括で限定公開に変える機能はありません。相手ごとの共有権限を「予定の時間枠のみを表示」に下げるのが唯一のまとめて隠す方法です。今後作る予定は「設定 → 予定の設定 → デフォルトの公開設定」を限定公開にしておけば手間が減ります。

Q. スマホアプリだけで設定できますか? 予定ごとの公開範囲(限定公開)と「予定あり／予定なし」はアプリで変更できます。カレンダー全体の共有権限はパソコンのブラウザからのみ変更できます。

まとめ

特定の予定だけ隠すなら予定ごとの「限定公開」、カレンダーごと隠すなら共有権限を「時間枠のみ」に。時間を塞ぐかどうかは「予定あり／予定なし」で決まり、終日予定は初期値が「予定なし」である点に注意してください。アカウントやドメインをまたぐなら、共有設定ではなく「予定あり」ブロックの同期で解決するのが確実です。