会社のカレンダーで予定をブロックする方法 — 私用の予定を中身なしの「予定あり」で押さえる
読了目安 約5分吉岡朝日(株式会社ASRISE)
💡 複数のGoogle/Outlookカレンダーの「予定あり」自動同期はタバカレ(無料プランあり)で試せます。
会社カレンダーが「空いている」と会議は入ってくる
多くの会社では、会議の設定はカレンダーの空き状況を見て行われます。つまりあなたの会社カレンダーが空白なら、そこは「会議を入れて良い時間」として扱われます。実際には通院や家族の送迎、副業の打ち合わせが入っていても、会社カレンダーがそれを知らなければ守ってくれません。
かといって、個人の予定をそのまま会社カレンダーに書くのは抵抗があるはずです。「歯医者」「B社と定例」などのタイトルは、同僚や上司に見せたい情報ではありません。
この記事は「別アカウントの予定で、会社カレンダーの時間だけを自動で塞ぐ」方法の解説です。同一カレンダーを共有するときの公開範囲設定の手順はGoogleカレンダーの共有とプライバシー設定まとめ、カレンダーを分ける運用設計そのものは仕事とプライベートのカレンダーを分けつつダブルブッキングを防ぐ運用法をご覧ください。
Googleカレンダー・Outlookで予定をブロックする手順
結論: 予定をブロックするには、その時間に自分だけの予定を作り、「予定あり」にして公開設定を「非公開」にします。こうすると、会議を入れようとした人には時間が埋まっていることだけが伝わり、タイトルや中身は見えません。
Googleカレンダー(パソコン) 1. 塞ぎたい時間を押して予定を作る。 2. タイトルを「ブロック」などにする(他の人には見えません)。 3. 「その他のオプション」を開き、「予定あり」になっていることを確かめる。 4. 公開設定を「非公開」にして保存する。毎週の通院など決まった時間は、繰り返しを「毎週」にしておくと一度で済みます。
Outlook 1. 予定表で新しい予定を作る。 2. 「公開方法」(表示方法)を「予定あり」にする。 3. 「非公開」(鍵のマーク)をオンにして保存する。
職場や学校のGoogleアカウント(Google Workspace)では、予定の種類に「不在」と「サイレント モード」(フォーカスタイム)もあります。どちらも、その時間に届いた会議の招待を自動で断れます。休みの日や集中したい時間には、普通の予定よりこちらが向いています。
ここまでは手で入れる方法です。私用の予定が別のカレンダー(個人のGoogleアカウントや副業用のカレンダー)にある場合は、予定が増えたり動いたりするたびに会社側も直す必要があります。次の章では、その手間と、自動にする方法を説明します。
手動「ブロック」運用の限界
よくある対処は、会社カレンダーに手動で「ブロック」「私用」という予定を作ることです。これは正しい方向ですが、運用でカバーするには限界があります。個人側の予定が動くたびに手動で追従する必要があり、更新を忘れた瞬間にダブルブッキングの温床になります。
予定が週に数件なら手動でも回りますが、複業・副業で複数のカレンダーを持つと、転記と更新の作業だけで毎週かなりの時間を失います。そして人間は必ず転記を忘れます。
自動で「予定あり」ブロックを作るという解決策
この問題の仕組み化が、カレンダー同期ツールによるBusyブロックの自動作成です。個人カレンダーに予定が入ると、数十秒後に会社カレンダーへ「予定あり」という予定が自動で作られ、元の予定を変更・削除すればブロックも追従します。
タバカレの場合、カレンダーごとに「他の予定をどう映すか」を3択(すべて表示/「予定あり」とだけ/映さない)で設定できます。会社カレンダーを「『予定あり』とだけ」にしておけば、会社側に渡るのはラベルと時間帯だけ。タイトル・詳細・場所・参加者は一切コピーされません。
← 横にスクロールできます →
セキュリティ・情シス観点での注意
会社のGoogle WorkspaceやMicrosoft 365では、外部アプリのOAuth接続が管理者によって制限されている場合があります。その場合でも、カレンダーのICS限定公開URLでの読み取り接続や、自分自身の権限で動くGoogle Apps Script経由の接続など、会社側から外向きの通信だけで完結する方法があります(タバカレは両方に対応しています)。
いずれの方法でも「会社カレンダーの中身を外部に出す」のではなく「個人の予定の存在だけを会社カレンダーに知らせる」方向の情報の流れに設計できるかがポイントです。導入前に情シスへ説明する際も、この情報の流れを示すと話が通りやすくなります。
よくある質問
Q. 「予定あり」と「非公開」は何が違いますか。 「予定あり」は、その時間が埋まっているかどうかの設定です。「空き」にすると、予定があっても他の人からは空いているように見えます。「非公開」は中身を見せるかどうかの設定で、予定ありのまま、タイトルや場所を隠せます。ブロックするときは両方を使います。
Q. ブロックした時間に会議の招待が来たらどうなりますか。 普通の予定でブロックした場合、招待は届きます。相手には時間が埋まって見えるので、多くの場合は別の時間が選ばれます。招待を自動で断りたいときは、Google Workspaceの「不在」か「サイレント モード」を使ってください。
Q. 個人のカレンダーの予定で、会社のカレンダーを自動でブロックできますか。 できます。カレンダーの同期ツールを使うと、個人のカレンダーに入った予定の時間に、会社のカレンダーへ「予定あり」を自動で入れられます。タバカレでは、会社のカレンダーに中身を写さず、時間だけを塞げます。
まとめ
個人の時間を守る最も確実な方法は、会社カレンダーの該当時間が「埋まっている」状態を自動で維持することです。中身は見せず、存在だけを伝える。タバカレはFreeプラン(2カレンダーまで無料)で試せるので、まず個人と会社のカレンダーを接続し、「『予定あり』とだけ」モードの動きを確かめてみてください。